مقالات المجلة

الدليل نحو إعداد تقرير حوادث العمل

مقدمة

تخيَّل أنك تتنقَّل بين مهامك اليوميَّة في العمل، واثقًا من إجراءات السلامة من حولك، وتُشْعرك البيئة بالأمان، والإجراءات المعمول بها تمنحك راحة البال، ومع ذلك حتَّى مع اتِّخاذ الاحتياطات الأكثر صرامةً، يمكن أن تقع حوادث؛ سواء كانت غير متوقَّعة أو غير مُخطَّط لها، وعند مواجهة مثل هذه الحوادث، يُطْرح السؤال المباشر:

كيف يمكنك التأكُّد من توثيق كل التفاصيل، واستخلاص الدروس اللازمة؟

هذا هو المكان الذي يتدخَّل فيه تقرير حوادث مكان العمل باعتباره حليفًا لا غنى عنه، إنَّه ليس مجرد مجموعة أوراق، ولكنه أداة شاملة تلتقط تعقيدات الحادث؛ ممَّا يضمن إمكانيَّة منع وقوع حوادث مماثلة في المستقبل، وفي هذا المقال سوف نتعمَّق في أهمية تقارير حوادث مكان العمل، وبنيتها، وكيف تلعب دورًا محوريًّا في تعزيز بيئة عمل أكثر أمانًا.

ما تقرير حادث مكان العمل؟

تقرير حادث مكان العمل هو وثيقةٌ رسمية يستخدمها أصحاب العمل لتسجيل أي حوادث أو إصابات متعلقة بالعمل، ويعتبر نموذج التقرير هذا ضروريًّا لتوثيق تفاصيل الحادث والإصابات، وأي علاج طبي مُقدَّم، وهو بمثابة سِجلٍّ لكلٍّ من صاحب العمل والعامل المصاب؛ ممَّا يساعد في عملية المطالبة بالتعويض، ويضمن اتخاذ الإجراءات التصحيحيَّة.

لماذا يكون الإبلاغ عن الحوادث أمرًا مُهمًّا؟

إنَّ الإبلاغ عن الحوادث ليس مجرد خطوة بيروقراطية، إنَّه جزءٌ حيويٌّ من ضمان السلامة في مكان العمل، ومن خلال توثيق الحوادث المتعلقة بالعمل، يمكن لأصحاب العمل:

  •  تحديد سبب الحادث، ومنع تكراره في المستقبل.
  •  بدأ عملية المطالبات من شركة تأمين تعويضات العمال.
  •  الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، وخاصةً تلك التي تُحدِّدها إدارة السلامة والصحة المهنية  (OSHA).

المعلومات الأساسية التي يجب تضمينها في تقرير حوادث مكان العمل:

يجب أن يتضمَّن تقرير الحادث الشامل جميع التَّفاصيل ذات الصلة بالحادث؛ لضمان الفَهْم الشامل، وتسهيل أي تحقيقات أو إجراءات لاحقة، وفيما يلي تفاصيل المعلومات الأساسيَّة التي ينبغي تضمينها:

  •  المعلومات الأساسيَّة:
  •  تاريخ التقرير: تاريخ تعبئة التقرير.
  • رقم التقرير: المعرف الفريد أو الرقم المرجعي للتقرير.
  •  تفاصيل الشخص المَعْني:
  • الاسم: الاسم الكامل للموظف المصاب أو المتأثِّر.
  • معرف/رقم الموظف: إن أمكن.
  • المنصب/المسمَّى الوظيفي: الدور أو المسمَّى الوظيفي للموظف.
  • الإدارة/القسم: الإدارة أو القسم الذي يعمل فيه الموظف.
  • معلومات الاتصال: رقم الهاتف والعنوان، وتفاصيل الاتصال الأخرى ذات الصِّلة.
  • تفاصيل الحادث:
  • التاريخ والوقت: التاريخ والوقت المُحدَّدان لوقوع الحادث.
  • الموقع: الموقع المحدد داخل مكان العمل الذي وقعت فيه الحادثة.
  • الوصف: سَرْد تفصيلي للحادثة، مع وصف ما حدث، وكيف حدث، وتسلسل الأحداث .
  •  طبيعة الإصابة أو الضرر:
  •  نوع الإصابة: على سبيل المثال: (الجروح، والحروق، والكسور… وغيرها).
  •  أجزاء الجسم المتضررة: على سبيل المثال: (اليد، الساق، الرأس… إلخ).
  •  الشدة: على سبيل المثال: (طفيفة، متوسطة، شديدة).
  •  الأضرار التي لحقت بالممتلكات: تفاصيل أي أضرار تلحق بالمُعدَّات، أو الآلات، أو المنشأة.
  •  تفاصيل الشُّهود:
  •  الأسماء: قائمة الأشخاص الذين شهدوا الحادثة.
  •  الإفادات: روايات مكتوبة من كلِّ شاهدٍ تصف ما رأوه.
  • ثمَّ اتِّخاذ الإجراء الفوري:
  •  الإسعافات الأوليَّة: تفاصيل أي إسعافات أوليَّة مُقدَّمة، ومَنْ يقوم بها.
  •  العلاج الطبي: ما إذا كان المصاب قد تمَّ نَقْله إلى المستشفى، أو العيادة، وتفاصيل أي علاج تلقَّاه.
  •  الإخلاء أو الإغلاق: إذا تمَّ إخلاء المنطقة، أو إيقاف المُعدَّات نتيجة لذلك.
  • السبب والعوامل المساهمة:
  •  السبب المباشر: السبب المباشر للحادث.
  •  الأسباب الأساسية: العوامل التي أسهمت في وقوع الحادث؛ مثل: (عطل المُعدَّات، ونقص التدريب… وغيرها).
  •  التدابير الوقائيَّة والتوصيات:

اقتراحات أو إجراءات لمنع وقوع حوادث مماثلة في المستقبل.

  •  المرفقات والمستندات الداعمة:
  •  الصور الفوتوغرافية: صور مكان الحادث، أو الإصابات، أو الأضرار.
  •  الرسوم التوضيحيَّة: رسومات توضيحية توضح موقع الحادث وتخطيطه.
  • المستندات ذات الصلة: أي مستندات أخرى تتعلَّق بالحادث؛ مثل: (أدلة المُعدَّات، وسجلَّات التدريب… وغيرها).
  • إكمال التقرير:
  •  إعداد: اسم وتوقيع الشخص الذي قام بإعداد التقرير.
  •  تمَّت المراجعة بواسطة: اسم وتوقيع المشرف أو المدير الذي قام بمراجعة التقرير.
  •  إجراءات المتابعة: تفاصيل أي إجراءات تمَّ اتِّخاذها، أو التخطيط لها استجابةً للحادث.

ومن الضروري التأكُّد من أن التقرير واقعيٌّ، وموضوعيٌّ، وخالٍ من الآراء أو التحيُّزات، والهدف الأساسي هو تقديم وَصْفٍ واضح ودقيق للحادث لتسهيل فَهْم ومَنْع وقوع حوادث مماثلة في المستقبل.

متى يجب على أصحاب العمل الإبلاغ عن الإصابة إلى إدارة السلامة والصحَّة المهنية؟

  • الوفيات:
  •  الإطار الزمني للإبلاغ: إذا تُوفِّي العامل بسبب إصابة أو مرض متعلق بالعمل، فإنَّ أصحاب العمل مُلْزمون بالإبلاغ عن الوفاة إلى إدارة السلامة والصحة المهنية خلال إطار زمني صارم مدتُهُ ثمانـي ساعات من وقت عِلْمهم بالوفاة.
  •  الأهمية: تؤكد فترة الثمانـي ساعات على خطورة الحياة المفقودة، والحاجة المُلحَّة إلى معالجتها، ومن خلال مطالبة أصحاب العمل بالإبلاغ على الفور، تهدف إدارة السلامة والصحة المهنية إلى التحقيق في الظروف التي أدَّت إلى الوفاة بسرعة، وهذا يمكن أن يؤدِّي إلى تدخلات فورية إذا لزم الأمر؛ لمَنْع وقوع حوادث مماثلة في نفس مكان العمل، أو حتى على مستوى الصناعة.
  • إصابات خطيرة:
  •  أنواع الإصابات المُغطَّاة: تشمل الإصابات الشديدة التي تندرج ضمن متطلبات الإبلاغ الخاصة بإدارة السلامة والصحة المهنية: عمليات بتر الأطراف، وفقدان العين، والاستشفاء داخل المستشفى.
  •  الإطار الزمني للإبلاغ: بالنسبة لهذه الإصابات الخطيرة يكون لدى أصحاب العمل إطار زمني ممتد قليلًا مقارنةً بالوفيات، ويجب عليهم الإبلاغ عن الحادث إلى إدارة السلامة والصحة المهنية في غضون (24 ساعة) من عِلْمهم به.
  •  الأهمية: تُتِيح نافذة الإبلاغ عن الإصابات الخطيرة على مدار (24 ساعة) لأصحاب العمل مزيدًا من الوقت لجمع تفاصيل دقيقة حول الحادث، ومع ذلك لا تزال هناك حاجة مُلحَّة، وهدف إدارة السلامة والصحة المهنية هو ضمان التحقيق الشامل في مثل هذه الحوادث الخطيرة، وتنفيذ التدابير التصحيحيَّة اللازمة على الفور، وهذا يمكن أن يمنع وقوع حوادث مستقبليَّة ذات طبيعة مماثلة، ويضمن حصول الموظف المصاب على الرعاية والاهتمام المناسبين.

لماذا يعتبر تقديم التقارير في الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهميَّة؟

  •  تدخُّل مكتب العمل: يتيح الإبلاغ الفوري لإدارة السلامة والصحة المهنية اتِّخاذ أي تدخُّلات ضرورية بسرعة، وقد يشمل ذلك: (تفتيش مكان العمل، أو إجراء مقابلات مع الشهود، أو مراجعة بروتوكولات السلامة المعمول بها)، ويمكن أن تؤدِّي مثل هذه التدخُّلات إلى توصيات أو تفويضات لإجراء تغييرات لمَنْع وقوع حوادث في المستقبل.
  •  معالجة الأسباب الجذريَّة: من خلال الإبلاغ عن الإصابات الخطيرة والوفيات على الفور، يضطرُّ أصحاب العمل إلى النظر في أسباب هذه الحوادث على الفور، ويمكن أن يؤدِّي ذلك إلى تحديد المشكلات النظاميَّة، أو الثغرات في بروتوكولات السلامة، أو الحاجة إلى تدريب إضافـيٍّ.. إنَّ معالجة هذه الأسباب الجذريَّة لا تتعلق فقط بالامتثال، بل تتعلق أيضًا بضمان بيئة عمل أكثر أمانًا.

إنَّ متطلبات الإبلاغ الخاصة بإدارة السلامة والصحة المهنية ليست مجرَّد خطوات بيروقراطية، لقد تمَّ تصميمها بهدف ضمان اتخاذ إجراءات سريعة في أعقاب الحوادث الخطيرة في مكان العمل، ومن خلال الالتزام بهذه المتطلبات، لا يظلُّ أصحاب العمل مُمْتثلين فحسب، بل يتَّخذون أيضًا موقفًا استباقيًّا لضمان سلامة ورفاهية مُوظَّفيهم.

دور الموظف المصاب في الإبلاغ:

عندما يقع حادثٌ في مكان العمل، فليس من مسؤولية صاحب العمل فقط التأكُّد من التعامل مع كل شيءٍ بشكلٍ صحيحٍ، حيث يلعب الموظف المصاب دورًا محوريًّا، ويمكن أن تؤثر أفعاله بشكل كبير على نتائج أي تحقيقات أو مطالبات لاحقة، ودعونا نستكشف هذا الدور بالتفصيل، مع التركيز على كيفيَّة مشاركة الموظف المصاب بشكل فعال، وضمان سلاسة العملية.

  •  مشاركة تفاصيل الحادثة:

بعد وقوع الحادث، من الضروري أن يقوم الموظف المصاب بما يلي:

  •  تفصيل الأحداث: وَصْف ما حدث قبل وأثناء وبعد الحادث، ويساعد هذا في تحديد السبب، ويمكن أن يساعد في مَنْع وقوع حوادث مماثلة في المستقبل.
  •  تسليط الضوء على الشهود: إذا رأى الآخرون الحادث، فمن المفيد التعرُّف عليهم، ويمكن لرواياتهم أن تقدم صورةً أكمل للحادث.
  •  قُمْ بالتوثيق عندما يكون ذلك ممكنًا: إذا كان الوضع يسمح بذلك، فإنَّ التقاط الصور أو مقاطع الفيديو يمكن أن يكون أمرًا لا يُقدَّر بثمن، ولا يقتصر هذا على المطالبات فحسب، بل يمكن أن يكون مفيدًا في تحسينات السلامة في مكان العمل .
  •  إعطاء الأولويَّة للرعاية الطبيَّة:

بِغضِّ النظر عن شدَّة الإصابة الظاهرة، فإنَّ العناية الطبية أمر بالغ الأهمية:

  •  الرِّعاية الفوريَّة للإصابات الشديدة: لا تتأخَّر في طلب المساعدة الطبية إذا كانت الإصابة خطيرة.
  •  قُمْ بتوثيق الإصابات ولو طفيفة، فقد تبدو بعض الإصابات تافهةً في البداية، ولكنها يمكن أن تتصاعد، فمن الأفضل دائمًا فَحْصها وتوثيقها.
  •  الالتزام بالتوصيات الطبية: اتِّباع نصيحة الطبيب لا يساعد على التعافـي فحسب، بل يضمن أيضًا توثيق الإصابة بشكل صحيح، وهو ما قد يكون ضروريًّا لأي مطالبات.
  •  المشاركة في عملية إعداد التقارير:

يمكن أن تؤدِّي المشاركة النشطة في عملية إعداد التقارير إلى تسريع الحلول:

  •  أكمل النماذج الضرورية: تأكَّد من ملء أي نماذج حادث أو إصابة مقدمة بسرعة ودقَّة.
  •  ابق متاحًا للمناقشات: قد تكون هناك أسئلة متابعة من مختلف الإدارات، أو حتى الجهات الخارجية، وأن تكون متاحًا ومُتَّسقًا في حسابك أمرٌ بالغ الأهمية.
  • التنقُّل في المطالبة بتعويض العمال:

في حالة النَّظر في مطالبة تعويض العمال:

ابقَ على اطلاعٍ: افهم حقوقك ومستحقاتك بموجب تعويضات العمال، حيث تضمن هذه المعرفة حصولك على التعويض المناسب، والدعم أثناء فترة التعافـي.

وفي جوهر الأمر، وفي حين أنَّ صاحب العمل له دورٌ مهمٌّ في أعقاب حادث مكان العمل، فإنَّ المشاركة الاستباقيَّة للموظف المصاب يمكن أن تجعل العملية أكثر سلاسةً، وأكثر دقةً، وفي النهاية أكثر فائدةً لجميع الأطراف المَعْنيَّة.

كيف يمكن لبرامج إعداد التقارير تبسيط العملية؟

لقد جلب العصر الرقميُّ أدوات يمكنها أن تجعل عملية إعداد التقارير أكثر كفاءةً ودقةً، ويستفيد العديد من أصحاب العمل الآن من برامج إعداد التقارير المُصمَّمة خصيصًا لحوادث مكان العمل، وتُوفِّر هذه الحلول البرمجية إمكانات جمع البيانات في الوقت الفعلي؛ ممَّا يضمن تسجيل التفاصيل على الفور وبدقة، كما أنَّها توفر وصولًا مركزيًّا إلى نماذج التقارير الموحدة؛ ممَّا يزيل التناقضات في إعداد التقارير.

إنَّ إحدى المَيْزات البارزة لبرامج إعداد التقارير الحديثة: هي القدرة على تسهيل الاتصال الفوري بجميع أصحاب المصلحة المَعْنيِّين؛ سواء أكانوا فِرقًا داخلية، أو كيانات خارجية (مثل: شركات التأمين)؛ مما يؤدي إلى تسريع أوقات الاستجابة والتدخلات.

التدريب على السلامة: مَنْع الحوادث المستقبليَّة:

«الوقاية دائمًا خيرٌ من العلاج»، وفي سياق السلامة في مكان العمل يحمل هذا القول المأثور أهميةً عميقةً، وأحد التدابير الوقائية الأكثر فعاليةً هو التدريب المنتظم على السلامة، ومن خلال هذه الجلسات، يتمُّ تثقيف الموظفين حول المخاطر المحتملة في بيئة عملهم، وتدريبهم على أفضل الممارسات لتجنُّبها، أو التعامل معها، لكن التدريب على السلامة لا يقتصر فقط على تجنُّب الحوادث؛ بل يتعلَّق أيضًا بتعزيز ثقافة السلامة.

وعندما يتمُّ تدريب المُوظَّفين بانتظامٍ، يتمُّ تذكيرهم باستمرار بأهمية السلامة، وضرورة الإبلاغ عن أي حوادث مهما بدت تافهةً، ويقطع هذا النهج الاستباقي شوطًا طويلًا في ضمان مكان عمل أكثر أمانًا.

العودة إلى العمل بعد التعرُّض لإصابة متعلقة بالعمل:

إنَّ التعافـي من إصابة العمل ليس مجرد رحلة جسديَّة، بل هو أيضًا رحلة عاطفيَّة ومهنيَّة، وبمجرد أن يكون الموظف على طريق التعافـي، فإنَّ التحدي التالي هو إعادة إدماجه في مكان العمل، ويلعب أصحاب العمل دورًا حاسمًا هنا من خلال وجود برنامج منظم للعودة إلى العمل، وقد تمَّ تصميم مثل هذه البرامج مع الأخذ في الاعتبار الحالة الطبية للموظفين؛ ممَّا يضمن عدم استعجالهم للعودة إلى أدوارهم، أو إبعادهم لفترة أطول من اللازم.

واعتمادًا على طبيعة وشدَّة الإصابة، قد يحتاج بعض الموظفين إلى تعديلات مؤقتة على مساحة عملهم أو واجباتهم، ومن خلال التعاطف والتسامح يمكن لأصحاب العمل التأكُّد من أنَّ الانتقال إلى العمل يكون سلسًا وداعمًا للموظف المصاب.

نصائح لإنشاء تقرير حوادث مكان العمل الفعال:

يُعدُّ إنشاء تقرير فعال عن حوادث مكان العمل أمرًا بالغ الأهمية، ليس فقط للامتثال والأسباب القانونية، ولكن أيضًا لضمان سلامة ورفاهية الموظفين، وفيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في صياغة تقرير فعَّال:

  •  التصرُّف على الفور: أكمل التقرير في أقرب وقت ممكن بعد وقوع الحادث، حيث تتلاشى الذِّكريات بمرور الوقت، والتوثيقُ الفوريُّ يضمَّن الدقَّة.
  •  كُنْ موضوعيًّا وواقعيًّا: الْتَزم بالحقائق، وتجنَّب الآراء، أو الافتراضات، أو التحيُّزات، وَصِفِ الأحداث بطريقةٍ واضحةٍ ومباشرةٍ.
  •  استخدم لغةً واضحةً: تجنَّب المصطلحات أو المصطلحات التقنية المفرطة، ويجب أن يكون التقرير مفهومًا لأي شخصٍ يقوم بقراءته، بِغضِّ النظر عن معرفته بالوظيفة أو الصناعة.
  • كُنْ شاملًا ومفصلًا، فكلما زادت المعلومات التي تُقدِّمها، كان ذلك أفضل، ومع ذلك تأكَّد من أن المعلومات ذات صلةٍ بالحادث.
  •  تضمين صور مرئيَّة: يمكن أن تُوفِّر الصور الفوتوغرافية والرُّسوم البيانية والتوضيحية صورةً أوضح لمكان الحادث، أو الضرر، أو الإصابات التي لحقت به.
  •  جمع إفادات الشُّهود: يمكن للشُّهود تقديم وجهات نظر مختلفة حول الحادث، وجمع شهاداتهم وإدراجها في التقرير.
  •  تجنَّب اللَّوم: الهدف من التقرير هو توثيق الحادثة، وليس إلقاء اللَّوم، وركِّز على الحقائق، وتجنَّب اللغة التي قد تُوجِّه أصابع الاتهام.
  •  المراجعة والتنقيح: قبل الانتهاء من التقرير، قُمْ بمراجعته للتأكُّد من دقَّته واكتماله، وقد يكون من المفيد أيضًا أن يقوم زميل أو مشرف بمراجعته.
  •  التوصية بالتدابير الوقائيَّة: بِناءً على النتائج، اقترح الإجراءات أو التغييرات التي يمكن أن تمنع وقوع حوادث مماثلة في المستقبل.
  •  الحفاظ على السِّريَّة: يجب التعامل مع المعلومات الشخصيَّة والحسَّاسة بعناية، وتأكَّد من تخزين التقرير بشكلٍ آمنٍ؛ لئلَّا يمكن الوصول إليه إلا لأولئك الذين يحتاجون إلى الاطِّلاع عليه.
  •  استخدم تنسيقًا موحدًا: إنَّ وجود تنسيق أو قالب مُتَّسق لجميع تقارير الحوادث، يضمن الْتقَاط جميع المعلومات الضرورية، ويجعل مراجعة التقارير وتحليلها أسهل.
  •  تدريب الموظفين: التأكُّد من أنَّ جميع الموظفين يعرفون كيفيَّة الإبلاغ عن الحوادث، وعلى دراية بأهميَّة توفير معلومات دقيقة ومُفصَّلة.
  •  المتابعة بعد تقديم البلاغ ومتابعة الحالة، تأكَّد من تنفيذ الإجراءات المُوصَى بها، وينبغي التحقُّق من صحَّة الموظفين المتأثرين.
  •  مراجعة التقارير بانتظام: قُمْ بمراجعة التقارير السابقة بشكل دوريٍّ لتحديد الأنماط أو المشكلات المتكررة، وهذا يمكن أن يساعد في تنفيذ تدابير السلامة على نطاقٍ أوسع.
  •  ابق على اطلاع: قد تتغيَّر اللوائح، وأفضل الممارسات المتعلقة بالسلامة والإبلاغ في مكان العمل، ابقَ على اطلاع، واضبط ممارسات إعداد التقارير الخاصة بك وَفْقًا لذلك.

وتذكَّر أن الهدف الأساسي لتقرير حادث مكان العمل هو توثيق الحادث بدقَّة، واستخدام تلك المعلومات لتعزيز السلامة في مكان العمل، ولا يُعدُّ التقرير الفعال بمثابة سِجلٍّ فحَسْب، بل يعمل أيضًا كأداةٍ للتحسين المستمرِّ في ممارسات السلامة في مكان العمل.

خاتمة:

في المشهد المتطوِّر باستمرار لمكان العمل الحديث تظلُّ السلامة مصدر قلقٍ بالغٍ، وعلى الرغم من أنَّنا لا نستطيع دائمًا مَنْع وقوع الحوادث، إلا أنَّه يمكننا بالتأكيد أن نتعلم منها.. إنَّ تقرير حادث مكان العمل ليس مجرد إجراءٍ شكليٍّ؛ إنَّه شهادة على التزام المنظمة برفاهية مُوظَّفيها، وتفانيها في التحسين المستمر.

ومن خلال فَهْم هذه التقارير واستخدامها بشكلٍ فعالٍ، فإننا لا نعالج المخاوف المباشرة المتعلقة بأي حادث فحَسْب، بل نُمهِّد الطريق أيضًا لبيئة عمل أكثر أمانًا واستنارةً، وفي الختام تذكَّر أن كل التفاصيل المُوثَّقة اليوم يمكن أن تكون درسًا للغد؛ ممَّا يضمن بقاء أماكن عملنا بمثابة ملاذٍ آمنٍ لجميع الموظفين.

موضوعات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *