تحليل الفجوة هو طريقة شاملة تستخدم لمقارنة كيانين أو أكثر لتقييم اختلافاتهم. يمكن أن تحدد هذه المقارنة مجالات التحسين أو المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على العمليات ، بالإضافة إلى تحديد التناقضات وفرص التخفيف من هذه المشكلات.
كما أنها أداة قيمة لأي نوع من سيناريوهات إدارة المخاطر التشغيلية لأنها توفر نظرة عامة موضوعية على الوضع ، مما يمكن أصحاب المصلحة من اتخاذ قرارات مستنيرة عند النظر في التغييرات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمؤسسات استخدام تحليل الفجوة لتحليل أي نوع من البيانات ، مثل السجلات المالية وخطط المشاريع واستطلاعات ملاحظات العملاء. يمكن تصميم تحليل الفجوات ليناسب الاحتياجات المحددة من أجل زيادة فعاليته إلى أقصى حد.
الاختلافات بين تحليل الفجوة وتقييم المخاطر
يسير تحليل الفجوات وتقييم المخاطر جنبا إلى جنب ، ولكن هناك بعض الاختلافات الرئيسية:
- يقيم تحليل الفجوة الفرق بين كيانين أو أكثر ، بينما يركز تقييم المخاطر على تحديد وتقييم المخاطر المحتملة لعملية من العمليات في العمل.
- تحليل الفجوة لا يتنبأ بالنتائج كما يفعل تقييم المخاطر. ومع ذلك ، فإن التعرف على فرص التغيير التي يحددها تحليل الفجوات يمكن أن يساعد في تقليل المخاطر أو القضاء عليها على المدى الطويل.
- يهدف تحليل الفجوة إلى تحديد مجالات التحسين أو المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على العمليات. يهدف تقييم المخاطر إلى تحديد مجالات المخاطر وتحديد أولوياتها حتى يمكن اتخاذ إجراءات للتخفيف منها.
- يغطي نطاق تحليل الفجوة العمليات الحالية مقارنة بالأهداف المستقبلية والموارد اللازمة وأفضل استخدام للموارد الحالية. يتبع نظام تقييم المخاطر نهجا منظما لجمع المعلومات حول المشكلات الحالية ، وتحليل البيانات ، ثم تقييم احتمالية الأحداث المستقبلية المحتملة والعواقب المرتبطة بها.
تواجه كل منظمة فجوات بين ما يحدث حاليا وما تريد تحقيقه. تتضمن بعض أنواع الفجوات الأكثر شيوعا في الأعمال ما يلي:
- فجوات الأداء: الفرق بين ما يتم تحقيقه بالفعل وما يمكن تحقيقه من خلال ممارسات أو عمليات أفضل.
- الفجوات المعرفية: المعرفة أو المهارات اللازمة غير متوفرة أو يمكن الوصول إليها داخل الشركة.
- فجوات الموارد: تخصيص غير كاف للموارد لتحقيق أهداف المنظمة.
- الفجوات الثقافية: الاختلافات في المواقف والقيم والمعتقدات داخل المنظمة.
يوفر تحليل الفجوات رؤية قيمة من خلال مقارنة العمليات أو الممارسات الناجحة وتحديد كيفية محاكاة نفس النجاح في مجالات أخرى من المنظمة.
عناصر تحليل الفجوات
يمكن تقسيم تحليل الفجوة إلى ثلاثة عناصر رئيسية:
- تحليل الأداء الحالي: يتضمن ذلك تقييم موقف المنظمة حاليا من حيث الأهداف والخطط والأهداف. يساعد تحليل الأداء في تحديد أي مجالات ضعف الأداء أو النقص.
- تحليل الإمكانات: بمجرد تقييم الأداء الحالي ، فإن الخطوة التالية هي تحديد إمكانية التحسين. يتضمن ذلك مراعاة الموارد مثل الأصول والعمليات والمبادرات والمنافسة لتحديد المجالات التي تحتاج إلى تركيز إضافي للتحسين.
- وضع خطة لسد الفجوات القائمة: بمجرد تحديد الثغرات ، حان الوقت لتحليل كيفية سدها.
اعتمادا على الصناعة ، قد يختلف ما هو مطلوب لسد الفجوة. يمكن أن تكون موارد إضافية أو تدريبا متخصصا أو عمليات محسنة.
أفضل ممارسات تحليل الفجوات
فيما يلي بعض أفضل الممارسات لإجراء تحليل الفجوات:
- تحديد النطاق: تحديد ما يجب تحليله ووضع حدود لتقييم الأهداف ومستويات الأداء والموارد والخطط والأهداف.
- تحديد الأهداف: أفضل طريقة للقيام بذلك هي أن يكون لديك مبادئ توجيهية أو أهداف واضحة يمكن أن تكون بمثابة معايير للتقدم.
- جمع البيانات: اجمع البيانات ذات الصلة التي قد تؤثر على الأداء أو تخصيص الموارد ، مثل اتجاهات السوق وتعليقات العملاء ومعايير الصناعة.
- تحديد أولويات الثغرات: تقييم الفجوات التي يجب أن تكون لها الأسبقية بناء على تقييم المخاطر والتأثير المحتمل على العمليات.
- وضع خطة: قم بإنشاء خارطة طريق تسمح بتحقيق الهدف من خلال سد الفجوات المحددة ، مثل إنشاء عمليات جديدة أو وضع ميزانية لمزيد من الموارد أو تنفيذ استراتيجيات أكثر كفاءة.
- التنفيذ والمراقبة: ضع الخطة موضع التنفيذ مع المراقبة المنتظمة لضمان اتخاذ جميع الخطوات بدقة وكفاءة.
