استكمالًا لِما تمَّ التطرُّق إليه في الأجزاء السابقة من مقال: «إدارة الكوارث والأزمات»، سنناقش في هذا الجزء ما تَبقَّى من العناصر والأسس اللَّازمة لإعداد خطة إدارة الأزمات والكوارث، والتي يجب أن تكون مُتَّسقةً مع نطاق عمل المؤسسة، ونوع المخاطر التي من المحتمل التعرُّض لها.
5- صياغة استراتيجيات وآليَّات الاستجابة، واحتواء الحَدَث، والإخلاء، والإغاثة، والإنقاذ مع مختلف الحالات الطارئة المحتملة:( Response Strategies and Policies).
وتشمل آليَّة تفعيل خطط التعامل مع كل حالةٍ، وآليَّات رفع البلاغات، والاستجابة لها، وآليَّات الإخلاء والإنقاذ والإيواء، وتقديم الدَّعم، وتعيين خطوط سير المعونات الإغاثية بمختلف أنواعها حسَب الحاجة. ويجب تحديد الإجراءات التي يجب اتِّباعها من قِبَلِ الموظفين، وتلك الضرورية في حالة وجود ذوي الاحتياجات الخاصة بالجهة. ولابدَّ من مراعاة دراسة فعاليَّة هذه الإجراءات والآليَّات، والتأكُّد من أنها لا تُسبِّب أو تخلق أيَّة أخطار جديدة، واختبار ذلك من خلال التمارين والتدريبات اللَّازمة، كما يمكن هنا أيضًا تحديد معايير وآليَّات الانتقال من مرحلة الاستجابة إلى مرحلة التعافـي، وعن طريق إنشاء مصفوفة المخاطر يمكننا أيضًا فَهْم وتعيين آليَّات التصعيد والتخفيض للحالة الطارئة، كما يمكن أيضًا تحديد الجهات المشتركة؛ سواء داخليًّا أو خارجيًّا؛ مثل الجهات الحكومية (الدفاع المدني، المرور، الشرطة، النقل الإسعافي… وما إلى ذلك)، وآليَّات التعامل والإبلاغ، والنقاط المشتركة معها.
6- طريقة توثيق وتقييم عمليات الاستجابة وآليات أرشفتها ودراستها ( Recordkeeping System).
وهنا يجب أن تُوضَّح وبدقة سياسات توثيق عمليات البلاغات والإنذار، وآليَّات التعامل معها، وسياسات توثيق الحالات الطارئة، واللِّجان التي توجَّهت للاستجابة، وآليَّات وطرق الاستجابة، ونتائج التحقيق في الحوادث، ويمكن أيضًا تحديد سياسات توثيق التمارين والتدريبات الميدانية، وكما يمكننا أن نُوثِّق أيضًا آليَّات مراجعة الخطط وتحديثها، والجدول الزمني لذلك.
7- التدريب والتأهيل (Training and Exercising).
ولأجل ضمان فاعليَّة عملية الاستجابة وسرعتها، لابد من تنفيذ مجموعةٍ واسعةٍ من الدورات التدريبية، وورش العمل الشاملة لجميع أنواع المخاطر المحتملة والمُتَماشية مع احتياجات الجهة، ويجب أن تُكرَّر كلما دعت الحاجة، ولا يَخْفى على أحدٍ أهمية التدريب على خطط الطوارئ بأيِّ جهةٍ؛ لِمَا له من منافع في تطوير قدرات الأفراد في الاستجابة للحالات الطارئة، والتقليل أو الحد من الخسائر في الأرواح أو الممتلكات.
ويجب أن تشمل عملية التدريب أيضًا تمارين تضمن تطوير وصيانة واختبار ترتيبات التأهُّب والاستجابة للطوارئ بجميع مراحلها؛ سواء لأعضاء اللجان المشاركة، أو لجان الاستجابة الأوليَّة، ولجان الإنقاذ والإيواء والإغاثة، أو مُوظَّفي غرف عمليات الطوارئ وأنظمة الإنذار والبلاغات، أو الموظفين والإدارات العامة والعليا وموظفيها. ويجب أن يتمَّ تقييم عملية التدريبات والتمارين التي تُقَام لأجل تحديد مَواطن الضعف والقوة، وبالتالي مراجعة الخطة، وإدراج أو إضافة التحسينات المناسبة. ومن المهم هنا الإشارة إلى أهمية تحديد الاحتياجات التدريبية دوريًّا، وبعد كلِّ تحديثٍ للخطة، وكذلك تحديد الميزانية السنوية للتدريب، والمستهدفين، وآليَّات ومعايير قياس التدريبات أو التمارين المُقَامة. ومن أشكال التدريب: إجراء الفرضيات الدورية المتنوعة حسَب المخاطر المُصنَّفة والمحتمل حدوثها، وحسَب تعليمات أوشا (OSHA)، ويجب أن يتناول البرنامج التدريبي المعلومات التالية:
- أدوار ومسؤوليات العمال.
- الأخطار المحتملة وإجراءات منع الأخطار.
- نظام الإنذار، وآليَّات تفعيل الاتصالات.
- آليات التواصل مع أفراد الأسرة في حالة الطوارئ.
- آليات استخدام حقائب الإسعافات الأولية.
- إجراءات الاستجابة للطوارئ.
- إجراءات الإخلاء.
- قائمة بمُعدَّات الطوارئ بما في ذلك موقعها ووظيفتها.
- إجراءات الإغلاق في حالات الطوارئ.
